giovedì 18 febbraio 2010

Translation Office 3000


Continua il travaso di contenuti dal mio spazio su WindowsLive, con un post del 17 giugno 2006 che può interessare i miei colleghi traduttori.
All'epoca era appena uscita la versione 8 di Translation Office 3000, un importante gestionale di grande utilità per il traduttore freelance. Nel frattempo è uscita la versione 9, sempre più stabile e completa.
Ecco cosa scrivevo all'epoca.

E' uscita la nuova versione (la numero 8) di TO3000, un potente gestionale per traduttori freelance che, volendo, può essere utile anche per le piccole-medie agenzie di traduzione (anche se per loro il produttore AIT ha sviluppato un gestionale apposito chiamato Projetex).

TO3000 permette di gestire complessi progetti di traduzione e contatti con numerosissimi clienti. La versione 8 ha comportato un notevole passo avanti rispetto alla versione precedente, introducendo alcune novità fondamentali che hanno però disorientato alcuni utenti.

Innanzitutto la gestione dei progetti. Con la versione precedente i singoli ordini di traduzione, cioè le singole commesse (chiamate Jobs) venivano gestite separatamente anche se facevano parte di un unico progetto più complesso (come potrebbe essere per esempio la traduzione di una lunga serie di documenti relativi ad un unico tender, o la traduzione delle varie macchine appartenenti a uno stesso impianto, o delle varie fasi della corrispondenza commerciale di un unico cliente...). Le versioni successive hanno introdotto il concetto di Project.

L'idea di base è appunto quella di raggruppare i singoli lavori in progetti coerenti. Ottima idea, che però non tiene conto del fatto che, spesso, al freelance viene assegnato da tradurre qualcosa che non sa se costituirà un ordine isolato o se farà parte di un progetto più complesso o continuativo. Al momento non è ancora prevista la possibilità di spostare un certo Job da un progetto (o da un cliente) a un altro, perciò nel dubbio, personalmente apro un progetto per ogni cliente (o agenzia) con cui lavoro, e lo estendo automaticamente fino alla fine dell'anno in corso. Poi inserisco in quello stesso progetto tutti i lavori che mi arrivano da quel cliente nel corso dell'anno.

Dalla versione 8, il TO3000 crea una serie di cartelle di lavoro nella root del disco fisso, a livello C:\ e questo (a detta dello sviluppatore) è stato fatto per venire incontro alle richieste di molti traduttori. La cartella principale si chiama Business e contiene due sottocartelle: Clients e Projects. Per ogni cliente viene creata automaticamente la sottocartella Marketing che contiene lo storico dei contatti con quel cliente (funzione che nella versione precedente si chiamava Apply), e per ogni progetto vengono create le "classiche" sottocartelle Incoming, Work e Outgoing oltre ad eventuali altre cartelle che l'utente ritenga utili o necessarie per una migliore gestione del progetto.

La creazione di queste sottocartelle è ampiamente personalizzabile, come quasi tutti gli aspetti e le funzioni di questo formidabile gestionale. Io per esempio creo, per i progetti più complessi, anche una cartella di Reference dove salvo tutto il materiale di riferimento (illustrazioni, file utili, traduzioni precedenti) ed eventualmente una cartella di Revisione (nei casi in cui l'ordine preveda anche una fase di revisione successiva alla consegna del testo tradotto). Anche se è possibile impostare il gestionale in modo che crei automaticamente lo stesso set di cartelle e sottocartelle uguali per ciascun cliente e per ciascun progetto, personalmente preferisco evitare la creazione automatica delle cartelle per poter ulteriormente personalizzare l'archiviazione dei file sul disco rigido, in modo da poterla adattare a ogni singolo caso specifico.

Per chi aggiorna il software è prevista la possibilità di preservare e riutilizzare il proprio database storico (comprensivo di contatti, offerte, lavori svolti, fatturazioni, pagamenti e molto altro ancora) grazie a un'apposita routine di aggiornamento. Purtroppo il passaggio dalla versione 7 alla 8 ha comportato una diversa collocazione delle cartelle sul disco, così le cartelle vecchie si possono recuperare solo con una serie di copia e incolla. Inoltre le versioni successive alla 7 non prevedono la possibilità di riordinare a ritroso i lavori svolti e archiviati dalla versione 7 come singoli Jobs sparsi, raggruppandoli in Projects. Inoltre una volta assegnato un Job a un certo Project, non è possibile spostarlo a un altro Project o a un altro Client. Se per esempio un lavoro vi viene assegnato da un certo cliente o da una certa agenzia, e poi per qualsiasi motivo vi viene chiesto di fatturarlo a un'altra ditta, la cosa diventa un po' problematica. Se questa possibilità esiste, ancora non l'ho scoperta e vi sarei grato se me la poteste segnalare.

Oltre allo spostamento logico e fisico delle cartelle nel disco rispetto alla versione 7, le versioni successive di TO3000 hanno introdotto una serie di filtri che permettono di visualizzare certi tipi di clienti, di fare ricerche fra i contatti in base alla località o addirittura al numero di telefono o all'indirizzo E-mail, e così col tempo questo prezioso software è diventato un programma completo che consiglio a tutti i traduttori che vogliano fare un salto di professionalità.

Un'altra novità introdotta a partire dalla versione 8 è la funzione Schedule, che permette di visualizzare il flusso di lavoro in un vero e proprio "tableau" (chi come me ha esperienza albeghiera sa a cosa mi riferisco: una griglia in cui è possibile visualizzare la durata dei progetti e dei singoli lavori di traduzione, proiettati su un calendario).

Esiste anche la possibilità di creare statistiche relative ai vari clienti, al fatturato, agli impagati, e tanto altro ancora.
Con TO3000 basta avere la pazienza e la costanza di inserire tutte le informazioni nella fase iniziale, e poi seguire fatturare e tenere sott'occhio le scadenze dei pagamenti è un gioco da ragazzi. Buon lavoro allora!

AGGIORNAMENTO DICEMBRE 2013: Fra i documenti che ho caricato su Scribd potete trovare anche la mia Guida essenziale a TO3000 versione 9.

AGGIORNAMENTO AGOSTO 2014: Nel frattempo il gestionale è arrivato alla versione 11.